Gestionar el archivo de documentos

Qué guarda el archivo

El archivo contiene los ficheros que respaldan tus declaraciones: informes de ensayo, certificados, declaraciones de conformidad, declaraciones de proveedores. Al subir se guardan el fichero, su huella SHA-256 y sus metadatos (tipo, emisor, fechas de emisión y caducidad, nivel de acceso).

El almacenamiento es el volumen local o un contenedor compatible con S3 según el despliegue, y la diferencia es invisible en la consola.

La extracción ahorra trabajo

Al subir, la plataforma lee el contenido textual y propone campos y fechas, guardando el resultado en la ficha del documento. La tabla indica cuántos campos se extrajeron y la ventana de validez deducida.

Una propuesta es una propuesta: compruébala en el fichero antes de confiar en ella. Si un documento no se puede leer, la ficha lo dice en lugar de adivinar.

Caducidad y sustitución

Los documentos llevan fecha de caducidad, y el archivo cuenta lo que caduca en los próximos 30 días para que un certificado no pase desapercibido.

Sustituir un documento lo enlaza con el anterior, lo que produce una cadena de versiones presentable ante un auditor: en qué te apoyaste y qué lo reemplazó.

Verificar un fichero

La acción de verificación recalcula la huella y la compara con la guardada. Úsala siempre que un fichero haya viajado por correo o se haya vuelto a guardar: un byte cambiado es un documento cambiado.

Cifrado en reposo y enlaces para compartir

Cuando el operador ha definido una clave de cifrado del almacenamiento, cada fichero se cifra con AES-256-GCM antes de llegar al almacenamiento de objetos o al disco. La huella SHA-256 de un documento sigue siendo la del fichero original.

El enlace para compartir lo firma la plataforma: permite descargar el fichero hasta que caduca y deja de funcionar en cuanto el fichero se sustituye o elimina.

Credenciales verificables en las evidencias

Pega en un documento la credencial verificable de un organismo o proveedor (VC-JWT o JSON con prueba eddsa-jcs-2022): la plataforma comprueba la firma con el DID del emisor (did:web, did:key, did:jwk), las fechas de validez, la lista de revocación y si la credencial cita la huella SHA-256 del fichero. Un emisor did:web cuyo dominio está verificado en un proveedor se muestra como emisor verificado.

Ficheros públicos y restringidos

Un documento marcado como público se sirve en el pasaporte público, pero solo para un pasaporte activo y mediante las interfaces públicas. Mantén privados los certificados con datos personales o condiciones comerciales.

Conservación

Los documentos son pruebas, así que la plataforma no los purga: tus ajustes de conservación cubren la telemetría operativa, como los escaneos y los intentos de entrega de webhooks. Conserva las pruebas al menos tanto tiempo como exija la obligación que respaldan.

¿Cómo reviso una prueba recibida?

Los estados son recibido, en revisión, aceptado y rechazado. Propietarios y administradores registran el motivo y confirman emisión y caducidad frente al archivo; las fechas desconocidas pueden quedar vacías. Se auditan actor, hora y revisión. Los conflictos exigen recargar, sin cambiar el archivo ni el recibo del proveedor.

En pruebas de proveedor rechazadas, Create linked correction request crea una solicitud de seguimiento vinculada al recibo original. Repetir devuelve la misma solicitud. Abre después el proveedor y envía su nueva invitación por separado. La carga original sigue bloqueada. Para pruebas normales, usa el reemplazo existente.

¿Cómo vinculo evidencia a un dato declarado?

En el pasaporte, abre Evidence & audit package, selecciona una versión, un campo declarado y evidencia aceptada, vigente y no sustituida. Añade cita y, opcionalmente, página y nota. El servidor captura el valor de esa versión y el hash del archivo.

El enlace histórico permanece si el documento se elimina, rechaza, caduca o sustituye y muestra su estado. Una versión nueva necesita sus propios enlaces. Las citas son afirmaciones del revisor, no comprobaciones automáticas. La aceptación no cambia el control de publicación ni certifica el producto.

¿Cómo funcionan las declaraciones (claims) y la procedencia?

En Claims & evidence graph registra una declaración una sola vez - un sujeto, un atributo y un valor, como el contenido reciclado de un lote de material - y adjunta evidencia aceptada y vigente con cita y página. Sigue respaldada mientras al menos una prueba sea válida y su hash no cambie; se recalcula en cada lectura.

Después indica qué campos de pasaporte se apoyan en ella. La revisión de trabajo debe declarar ya ese valor: el vínculo traza un valor, nunca lo escribe. La tabla de caducidades ordena las pruebas por cuántos pasaportes quedarían sin respaldo, y la bandeja de acciones avisa de las discrepancias. La página Provenance de un pasaporte muestra para cada campo la versión de origen, el proveedor, la evidencia, el emisor, el revisor y las reglas que lo leen.

¿Cómo funciona la lectura de PDF e imágenes en segundo plano?

Los PDF e imágenes, incluidas las pruebas de proveedores, se ponen en cola tras guardarse de forma segura. El texto simple se lee inmediatamente; los archivos Office se pueden guardar pero este proceso no los lee. En Documents, elige el idioma del escaneo y Read text. Check status actualiza pendiente, en curso, terminado o fallido; los lectores consultan el estado sin solicitar lecturas nuevas.

El worker verifica el hash del archivo de la organización y lee como máximo 10 páginas PDF, 50 MB y 100 000 caracteres, con un plazo nativo de 45 segundos. Los resultados parciales o ilegibles se indican: terminado no demuestra que se haya leído todo. Un fallo nunca desbloquea una carga del proveedor ni elimina el archivo. Reintenta cuando el worker esté disponible; límite de 100 solicitudes por organización y hora.

La lectura mantiene el idioma original y actualiza sugerencias sin cambiar revisiones humanas, fechas confirmadas ni declaraciones del pasaporte. Espera a que termine antes de solicitar extracción IA. Los archivos binarios para IA deben guardarse primero en Documents; se mantiene el texto pegado. Toda sugerencia requiere revisión humana.

Referencia página por página

Estas páginas se revisaron en la consola de la organización el 8 de octubre de 2026 con una organización de ejemplo aislada. Los controles pueden variar según el rol, el plan, el estado del registro y los proveedores configurados. Las explicaciones prácticas y los nombres de los controles siguientes siguen la interfaz en inglés revisada.

Passport evidence and audit package (/dpps/[id]/evidence)

Evidence links pin an accepted document's hash and a quote to a field value in a chosen immutable passport version.

Choose the exact saved version and declared field before attaching a file. The quote, optional page, and captured document hash explain why that version's value was considered supported at review time. Download the audit package for internal traceability, and create a fresh link if a later version changes the field.

A reviewer quote is an assertion. Linking evidence does not certify the value or change the publication gate.

Controles y opciones

• Choose Passport version and an existing Declared field; then choose accepted, current evidence.
• Enter the supporting quote and optional page or reviewer note, then Link evidence.
• View version opens the exact snapshot; Download internal audit package exports its internal JSON manifest and trace.
• Review link health if the document is later rejected, expired or superseded; create new links for later versions.

Field provenance (/dpps/[id]/provenance)

The field list traces saved values to versions, supplier responses, evidence, claims and the rules that read them.

Select the version being reviewed and filter for missing evidence or unsupported claims to focus the list. Open a field to see its saved source, linked supplier response or document, and the rules that consume it. Follow the evidence link to repair a traceability gap on that version; a source label by itself is not proof.

Missing provenance is a cue for review; a displayed source does not itself prove a fact.

Controles y opciones

• Select Version to inspect the state at that point in history.
• Show filters all fields, missing evidence or claims without valid support; Apply updates the view.
• Open a field row to inspect its recorded source, supporting links and health warnings.
• Link evidence returns to the version-specific evidence workflow.

Document vault (/documents)

The vault stores uploaded files, SHA-256 hashes, review decisions, expiry dates, extraction status and links to passports.

Upload a file with the correct type, access level, and optional passport link, then verify its hash and review status before using it as evidence. Text reading and AI extraction are separate aids: they may suggest content, but do not accept a document or change a declaration. Confirm dates and the original file during review, and re-check links if evidence later expires or is replaced.

Public access depends on both document access level and a published passport.

Controles y opciones

• Filter All documents or expired/due evidence; upload a file with title, type, access level, optional passport and replacement link.
• Download retrieves the file; Verify recomputes its hash; Read text and Check status handle extraction; Extract with AI proposes fields for human review.
• Owners and admins open Review evidence and confirm dates to accept, reject or keep a file under review with a reason.
• Share link issues a time-limited link only when signed object storage is configured; otherwise download the file securely.
• Attach a verifiable credential when the issuer provides one, then inspect signature, identity, expiry and revocation status.

Claims and evidence graph (/claims)

A claim records one subject, attribute and value so multiple passport fields can rely on the same evidence-backed assertion.

Create one claim for one subject, attribute, and value, then reuse that claim when several passport fields rely on the same assertion. Inspect the support indicator before relying on it; support can change when evidence expires, is rejected, or no longer matches its stored hash. A claim record alone does not populate a passport field.

Recording a claim does not write the claimed value into a passport.

Controles y opciones

• Record a claim with subject type, subject, attribute, value, optional unit and supplier.
• Search or filter the list to find a claim; open it to inspect support and use.
• The support column is recalculated from accepted, current, unexpired files with unchanged hashes.

Claim detail (/claims/[id])

The claim page shows its support state, evidence quotes and passport fields that rely on the claim.

Open the claim to see the exact quote and file behind its support. Before adding passport reliance, check that the working declaration already contains the same value; the link records provenance instead of copying data. If the claim is revised or withdrawn, inspect every relying passport and resolve mismatches explicitly.

A changed claim can leave existing passport reliance inconsistent until corrected.

Controles y opciones

• Attach supporting evidence by choosing an accepted document and entering its exact quote and optional page.
• Rely on this claim in a passport records a link only when the working field already equals the claim value.
• Open evidence review to inspect file status; Detach removes a link while preserving the claim record.
• Administrators can Change or withdraw this claim with a reason and revision check.