Gérer la coffre-fort documentaire

Ce que contient le coffre

Le coffre contient les fichiers qui étayent vos déclarations : rapports d'essai, certificats, déclarations de conformité, attestations fournisseurs. Le téléversement conserve le fichier, son empreinte SHA-256 et ses métadonnées (type, émetteur, dates d'émission et d'échéance, niveau d'accès).

Le stockage est soit le volume local, soit un compartiment compatible S3 selon le déploiement, et la différence est invisible dans la console.

L'extraction fait gagner du temps

Au téléversement, la plateforme lit le contenu textuel et propose des champs et des dates, en conservant le résultat dans la fiche du document. Le tableau indique combien de champs ont été extraits et la fenêtre de validité déduite.

Une proposition reste une proposition : vérifiez-la dans le fichier avant de vous y fier. Si un document n'est pas lisible, la fiche le dit au lieu de deviner.

Échéance et remplacement

Les documents portent des dates d'échéance, et le coffre compte ce qui expire sous 30 jours pour qu'un certificat ne passe pas inaperçu.

Remplacer un document le relie à celui qu'il remplace, ce qui produit une chaîne de versions présentable à un auditeur : ce sur quoi vous vous êtes appuyé, et ce qui l'a remplacé.

Vérifier un fichier

L'action de vérification recalcule l'empreinte et la compare à celle qui est stockée. Utilisez-la dès qu'un fichier a circulé par courriel ou a été réenregistré : un octet modifié, c'est un document modifié.

Chiffrement au repos et liens de partage

Lorsque l'opérateur a défini une clé de chiffrement du stockage, chaque fichier est chiffré en AES-256-GCM avant d'atteindre le stockage objet ou le disque. L'empreinte SHA-256 d'un document reste celle du fichier d'origine.

Le lien de partage est signé par la plateforme : il permet de télécharger le fichier jusqu'à son expiration et cesse de fonctionner dès que le fichier est remplacé ou supprimé.

Justificatifs vérifiables sur les preuves

Collez sur un document le justificatif vérifiable d'un organisme ou d'un fournisseur (VC-JWT ou JSON avec preuve eddsa-jcs-2022) : la plateforme vérifie la signature via le DID de l'émetteur (did:web, did:key, did:jwk), les dates de validité, la liste de révocation et si le justificatif cite l'empreinte SHA-256 de ce fichier. Un émetteur did:web dont le domaine est vérifié chez un fournisseur apparaît comme émetteur vérifié.

Fichiers publics et restreints

Un document marqué public est diffusé sur le passeport public - mais uniquement pour un passeport actif et via les interfaces publiques. Gardez privés les certificats contenant des données personnelles ou des conditions commerciales.

Conservation

Les documents sont des preuves : la plateforme ne les purge pas. Vos réglages de conservation portent sur la télémétrie d'exploitation, comme les scans et les tentatives de livraison de webhooks. Conservez les preuves au moins aussi longtemps que l'obligation qu'elles soutiennent l'exige.

Comment examiner une preuve reçue ?

Les statuts sont reçu, en cours de revue, accepté et rejeté. Propriétaires et administrateurs enregistrent un motif et confirment les dates d'émission et d'expiration contre le fichier ; une date inconnue peut rester vide. L'acteur, la date et la révision sont audités. Un conflit impose le rechargement sans modifier le fichier ni son reçu fournisseur.

Pour une preuve fournisseur rejetée, Create linked correction request crée une demande de suivi liée au reçu original. Répéter l'action retrouve cette même demande. Ouvrez ensuite le fournisseur pour envoyer séparément la nouvelle invitation. Le premier dépôt reste verrouillé. Une preuve ordinaire se corrige par le remplacement existant.

Comment relier une preuve à une déclaration ?

Dans le passeport, ouvrez Evidence & audit package, sélectionnez une version, un champ renseigné et une preuve acceptée, non expirée et non remplacée. Ajoutez la citation, la page et la note éventuelles. Le serveur capture la valeur de cette version et le hash du document.

L'historique reste présent si la pièce est supprimée, rejetée, expirée ou remplacée, avec son état signalé. Une nouvelle version nécessite ses propres liens. Les citations sont des assertions du réviseur, non des vérifications automatiques. L'acceptation ne change pas la règle de publication et ne certifie pas le produit.

Comment fonctionnent les déclarations (claims) et la provenance ?

Dans Claims & evidence graph, enregistrez une déclaration une seule fois - un sujet, un attribut et une valeur, par exemple le taux de recyclé d'un lot de matière - puis joignez des preuves acceptées, en cours de validité, avec citation et page. Elle reste étayée tant qu'au moins une preuve est valide et que son empreinte est inchangée ; le calcul est refait à chaque lecture.

Indiquez ensuite quels champs de passeport s'appuient sur la déclaration. La révision de travail doit déjà contenir la valeur : le lien trace une valeur, il ne l'écrit jamais. Le tableau des échéances classe les preuves selon le nombre de passeports qui perdraient leur justification, et la boîte d'actions signale les écarts. La page Provenance d'un passeport indique pour chaque champ la version d'origine, le fournisseur, les preuves, l'émetteur, le réviseur et les règles concernées.

Comment fonctionne la lecture PDF/image en arrière-plan ?

Les PDF et images, y compris les preuves fournisseur, sont mis en file après stockage sécurisé. Le texte brut est lu immédiatement ; les fichiers Office restent stockables mais non lisibles par ce pipeline. Dans Documents, choisissez la langue du scan puis Read text. Check status actualise les états en attente, en cours, terminé ou échoué ; les lecteurs consultent le statut sans relancer la lecture.

Le worker vérifie l'empreinte du fichier de l'organisation et lit au maximum 10 pages PDF, 50 Mo et 100 000 caractères, avec un délai natif de 45 secondes. Les lectures partielles ou impossibles sont explicites : terminé ne signifie pas que tout le texte a été lu. Un échec ne déverrouille jamais le dépôt fournisseur ni ne supprime le fichier. Réessayez lorsque le worker est disponible ; limite de 100 demandes par organisation et par heure.

La lecture conserve la langue originale et met à jour les suggestions, sans modifier la revue humaine, les dates confirmées ni les déclarations du passeport. Attendez la fin avant l'extraction IA. Les fichiers binaires destinés à l'IA doivent d'abord être stockés dans Documents ; le texte collé reste disponible. Toute suggestion exige une revue humaine.

Référence page par page

Ces pages ont été vérifiées dans la console de l'organisation le 8 octobre 2026 avec une organisation de démonstration isolée. Les commandes varient selon le rôle, le forfait, l'état du dossier et les fournisseurs configurés. Les explications pratiques et les noms des commandes ci-dessous suivent l'interface anglaise vérifiée.

Passport evidence and audit package (/dpps/[id]/evidence)

Evidence links pin an accepted document's hash and a quote to a field value in a chosen immutable passport version.

Choose the exact saved version and declared field before attaching a file. The quote, optional page, and captured document hash explain why that version's value was considered supported at review time. Download the audit package for internal traceability, and create a fresh link if a later version changes the field.

A reviewer quote is an assertion. Linking evidence does not certify the value or change the publication gate.

Commandes et options

• Choose Passport version and an existing Declared field; then choose accepted, current evidence.
• Enter the supporting quote and optional page or reviewer note, then Link evidence.
• View version opens the exact snapshot; Download internal audit package exports its internal JSON manifest and trace.
• Review link health if the document is later rejected, expired or superseded; create new links for later versions.

Field provenance (/dpps/[id]/provenance)

The field list traces saved values to versions, supplier responses, evidence, claims and the rules that read them.

Select the version being reviewed and filter for missing evidence or unsupported claims to focus the list. Open a field to see its saved source, linked supplier response or document, and the rules that consume it. Follow the evidence link to repair a traceability gap on that version; a source label by itself is not proof.

Missing provenance is a cue for review; a displayed source does not itself prove a fact.

Commandes et options

• Select Version to inspect the state at that point in history.
• Show filters all fields, missing evidence or claims without valid support; Apply updates the view.
• Open a field row to inspect its recorded source, supporting links and health warnings.
• Link evidence returns to the version-specific evidence workflow.

Document vault (/documents)

The vault stores uploaded files, SHA-256 hashes, review decisions, expiry dates, extraction status and links to passports.

Upload a file with the correct type, access level, and optional passport link, then verify its hash and review status before using it as evidence. Text reading and AI extraction are separate aids: they may suggest content, but do not accept a document or change a declaration. Confirm dates and the original file during review, and re-check links if evidence later expires or is replaced.

Public access depends on both document access level and a published passport.

Commandes et options

• Filter All documents or expired/due evidence; upload a file with title, type, access level, optional passport and replacement link.
• Download retrieves the file; Verify recomputes its hash; Read text and Check status handle extraction; Extract with AI proposes fields for human review.
• Owners and admins open Review evidence and confirm dates to accept, reject or keep a file under review with a reason.
• Share link issues a time-limited link only when signed object storage is configured; otherwise download the file securely.
• Attach a verifiable credential when the issuer provides one, then inspect signature, identity, expiry and revocation status.

Claims and evidence graph (/claims)

A claim records one subject, attribute and value so multiple passport fields can rely on the same evidence-backed assertion.

Create one claim for one subject, attribute, and value, then reuse that claim when several passport fields rely on the same assertion. Inspect the support indicator before relying on it; support can change when evidence expires, is rejected, or no longer matches its stored hash. A claim record alone does not populate a passport field.

Recording a claim does not write the claimed value into a passport.

Commandes et options

• Record a claim with subject type, subject, attribute, value, optional unit and supplier.
• Search or filter the list to find a claim; open it to inspect support and use.
• The support column is recalculated from accepted, current, unexpired files with unchanged hashes.

Claim detail (/claims/[id])

The claim page shows its support state, evidence quotes and passport fields that rely on the claim.

Open the claim to see the exact quote and file behind its support. Before adding passport reliance, check that the working declaration already contains the same value; the link records provenance instead of copying data. If the claim is revised or withdrawn, inspect every relying passport and resolve mismatches explicitly.

A changed claim can leave existing passport reliance inconsistent until corrected.

Commandes et options

• Attach supporting evidence by choosing an accepted document and entering its exact quote and optional page.
• Rely on this claim in a passport records a link only when the working field already equals the claim value.
• Open evidence review to inspect file status; Detach removes a link while preserving the claim record.
• Administrators can Change or withdraw this claim with a reason and revision check.