Gestionar usuarios, roles, espacios de trabajo y tu cuenta

Los roles

Cuatro roles cubren el espacio de trabajo. Un propietario puede hacerlo todo, incluida la facturación y la eliminación del acceso de la organización. Un administrador gestiona el equipo y las páginas de ajustes. Un editor crea y edita fichas, incluidos pasaportes y documentos. Un lector lee todo y no escribe nada: los intentos de escritura los rechaza el guardián de la interfaz, no solo se ocultan en pantalla.

Roles personalizados

Cuando los cuatro roles son demasiado amplios, define un rol personalizado en Ajustes, Roles personalizados: para cada área - productos y pasaportes, documentos y evidencias, proveedores y custodia, análisis de cumplimiento, panel, normativa, integraciones, administración - elige sin acceso, ver, o ver y modificar. Después asígnalo a un miembro en los ajustes de Equipo.

Un rol personalizado solo quita derechos: el rol base sigue decidiendo lo que el miembro puede hacer. La consola oculta lo que el rol rechaza, la API lo rechaza nombrando el rol, y una clave API creada por ese miembro queda sujeta al mismo permiso. Un rol asignado no se puede eliminar, para que ninguna eliminación amplíe un acceso sin avisar.

El directorio de usuarios

La página de usuarios lista los miembros de la organización con su rol y estado, y cada perfil indica qué puede hacer esa persona. Consúltala antes de cambiar un rol y revísala periódicamente: el acceso que ya no hace falta es el riesgo más barato de retirar.

Invitar y retirar

Las invitaciones se crean en los ajustes de equipo y consumen una plaza, así que el límite de plazas del plan se aplica al invitar en lugar de aparecer como sorpresa después. Un cambio de rol surte efecto en la siguiente petición.

Al último propietario activo no se le puede retirar ni degradar. Asigna antes otro propietario activo, o la organización quedaría sin poder administrarse.

Espacios de trabajo

Un espacio de trabajo separa una marca o línea de negocio dentro de una misma organización: los productos pueden asignarse a un espacio y los recuentos se informan por espacio. Los espacios están limitados por el plan, de modo que un plan pequeño no fragmente una cartera sin fin.

Un espacio de trabajo también puede ser una frontera. En los ajustes de Equipo, un propietario o administrador puede limitar a un miembro a uno o varios espacios: ese miembro solo ve y trabaja los productos y pasaportes de esos espacios - las listas se filtran, una ficha de otro espacio responde como si no existiera, y todo lo que afecta a la organización entera (documentos, proveedores, analítica, importaciones, acciones masivas, ajustes) se rechaza. Sirve para una agencia o un equipo de marca. Los miembros no limitados ven todos los espacios.

Tu cuenta y el perfil de la organización

Mi cuenta muestra tu perfil, tus pertenencias y tus permisos efectivos: la forma más rápida de responder por qué no veo esta página.

El perfil de la organización contiene el nombre visible, el lema, el logotipo, los colores, el enlace de soporte y el idioma por defecto que muestra el pasaporte público, además de la dirección de notificación usada para los resúmenes. La imagen de marca se valida al guardar: un color inválido o un enlace de logotipo no seguro se rechaza en lugar de descartarse en silencio.

Referencia página por página

Estas páginas se revisaron en la consola de la organización el 8 de octubre de 2026 con una organización de ejemplo aislada. Los controles pueden variar según el rol, el plan, el estado del registro y los proveedores configurados. Las explicaciones prácticas y los nombres de los controles siguientes siguen la interfaz en inglés revisada.

My account (/account)

This page shows the signed-in identity, current organization, base role, plan and derived workspace permissions.

Check this view first when an expected button is missing. The displayed base role is only one part of access: an assigned custom role, workspace restriction, plan limit, or record state can also remove an action. Confirm the active organization in the sidebar before asking an administrator to change access.

A custom role or workspace restriction can narrow the base role shown here.

Controles y opciones

• Confirm the email and organization before working in a shared browser.
• View team directory opens user profiles; Admin dashboard appears only for managing roles.
• Client dashboard returns to the portfolio overview.
• Use the organization switcher in navigation when your account belongs to more than one organization.

Users and access (/users)

The directory lists members and summarizes what owner, admin, editor and viewer roles can do.

Use the directory to check who belongs to the current organization and which base role they hold. Open a member profile when a task assignment or permission seems inconsistent. Invitations and role changes are managed in Team settings, where seat limits and effective restrictions are visible.

The current plan can cap the number of seats.

Controles y opciones

• Open a member to inspect profile and permissions.
• Invite user goes to Team settings where seats and roles are managed.
• Use the role guide when deciding who should edit records or administer access.

User profile (/users/[id])

A member profile displays identity, organization role and the capabilities derived from it.

Read the member's displayed capabilities before assigning work that needs edit or administrative rights. If access is insufficient, an authorized administrator can adjust the base role or restrictions through Team settings. Return to the directory to compare members without assuming two people with the same base role have identical workspace access.

An additional custom role or workspace assignment can further restrict access.

Controles y opciones

• Read What this role can do before assigning work.
• Manage role opens Team settings for an authorized administrator.
• Back to users returns to the directory.

Workspaces (/workspaces)

Workspaces organize product records and can limit a member's view to selected parts of the organization.

Create a workspace to group product records within the same organization and then assign the relevant members from Team settings. A workspace label can help distinguish brands or teams, but it is not another tenant. Check affected members and records before renaming or deleting a workspace so access does not become confusing.

A workspace is an organizational boundary inside one tenant, not a separate organization.

Controles y opciones

• Create workspace with a name and optional brand label.
• Select an existing workspace to edit its name or brand; Save workspace records the change.
• Delete removes an eligible workspace only after confirmation.
• Assign a member to workspaces from Team settings; check the effective access shown there.

Team and organization (/settings/team)

Team settings combines the organization profile, white-label public passport appearance, invitations and membership access.

Keep the organization profile and public passport branding separate from membership decisions. Review the sitemap checkbox carefully because it makes the published catalogue enumerable; then save profile changes and inspect the public presentation. For access, invite an email with a base role, confirm a free seat, and apply custom role or workspace restrictions on the member row.

The sole owner is protected from removal or unsafe demotion.

Controles y opciones

• Update name, notification email, display name, tagline, HTTPS logo, colors, support URL and default language; Save profile applies them.
• The public sitemap checkbox makes published passports enumerable by search engines; review that choice before enabling it.
• Invite a teammate by email and base role, then Send invitation; the plan must have a free seat.
• Use each member row to change role, apply a custom role or workspace restriction, or Remove access where policy permits.

Custom roles (/settings/roles)

Custom roles narrow a member's base role by area, using none, view, or view and change.

Design a custom role by starting from the member's base role and narrowing each area to none, view, or view and change. Test the intended access against actual workflows before assigning it in Team settings. When revising or deleting a role, check existing assignees so a change does not unexpectedly remove their access.

A custom role never grants permissions beyond the member's base role.

Controles y opciones

• Name and describe a role, then set access for products, evidence, suppliers, analyses, dashboard, regulations, integrations and administration.
• Save role creates the restriction; assign it to a member on Team settings.
• Edit or remove a role only after checking who uses it; an in-use role cannot be deleted.

Operational digests (/settings/notifications)

Digest settings control email summaries of due evidence, supplier requests and lease handovers.

Choose digest frequency, recipient list, and expiry horizon to match who acts on upcoming evidence and supplier work. Preview the current digest before enabling delivery so irrelevant categories or missing recipients are caught. Send now is an actual delivery attempt; inspect status afterward instead of assuming the message reached every recipient.

Previewing does not send a message.

Controles y opciones

• Choose Off, daily or weekly frequency and extra recipients.
• Set the document expiry horizon and include the operational categories your team needs.
• Save settings stores the schedule; Preview digest lets you inspect the current content.
• Send now issues an on-demand digest when delivery is configured; inspect Delivery status for the result.