Gérer les utilisateurs, rôles, espaces de travail et votre compte

Les rôles

Quatre rôles couvrent l'espace de travail. Un propriétaire peut tout faire, y compris la facturation et la suppression de l'accès de l'organisation. Un administrateur gère l'équipe et les pages de réglages. Un éditeur crée et modifie les fiches, y compris les passeports et les documents. Un lecteur lit tout et n'écrit rien : les tentatives d'écriture sont refusées par le garde de l'interface, pas seulement masquées à l'écran.

Rôles personnalisés

Quand les quatre rôles sont trop larges, définissez un rôle personnalisé sous Réglages, Rôles personnalisés : pour chaque domaine - produits et passeports, documents et preuves, fournisseurs et chaîne de traçabilité, analyses de conformité, tableau de bord, réglementations, intégrations, administration - choisissez aucun accès, lecture, ou lecture et modification. Attribuez-le ensuite à un membre dans les réglages Équipe.

Un rôle personnalisé ne fait que retirer des droits : le rôle de base décide toujours de ce que le membre peut faire. La console masque ce que le rôle refuse, l'API le refuse en nommant le rôle, et une clé API créée par ce membre est soumise à la même permission. Un rôle attribué ne peut pas être supprimé, afin qu'aucune suppression n'élargisse discrètement un accès.

L'annuaire des utilisateurs

La page Utilisateurs liste les membres de l'organisation avec leur rôle et leur statut, et chaque profil indique ce que cette personne peut faire. Consultez-la avant de changer un rôle et revoyez-la régulièrement : l'accès devenu inutile est le risque le moins coûteux à retirer.

Inviter et retirer

Les invitations se créent dans les réglages d'équipe et consomment une place : la limite de places du forfait s'applique donc au moment de l'invitation plutôt qu'à une surprise ultérieure. Un changement de rôle prend effet à la requête suivante.

Le dernier propriétaire actif ne peut pas être retiré ni rétrogradé. Désignez d'abord un autre propriétaire actif, sinon l'organisation deviendrait ingérable.

Espaces de travail

Un espace de travail sépare une marque ou une ligne d'activité au sein d'une même organisation : des produits peuvent y être affectés et les compteurs sont rapportés par espace. Les espaces de travail sont limités par le forfait, afin qu'un petit forfait ne fragmente pas indéfiniment un portefeuille.

Un espace de travail peut aussi être une frontière. Dans les réglages Équipe, un propriétaire ou un administrateur peut limiter un membre à un ou plusieurs espaces : ce membre ne voit et ne traite alors que les produits et passeports de ces espaces - les listes sont filtrées, une fiche d'un autre espace répond comme si elle n'existait pas, et tout ce qui concerne l'organisation entière (documents, fournisseurs, analyses, imports, actions groupées, réglages) est refusé. Cela convient à une agence ou à une équipe de marque. Les membres non limités voient tous les espaces.

Votre compte et le profil de l'organisation

Mon compte affiche votre profil, vos appartenances et vos permissions effectives : la façon la plus rapide de répondre à la question pourquoi je ne vois pas cette page.

Le profil de l'organisation contient le nom affiché, l'accroche, le logo, les couleurs, le lien d'assistance et la langue par défaut que le passeport public affiche, ainsi que l'adresse de notification utilisée pour les synthèses. L'image de marque est validée à l'enregistrement : une couleur invalide ou un lien de logo non sécurisé est refusé plutôt que silencieusement écarté.

Référence page par page

Ces pages ont été vérifiées dans la console de l'organisation le 8 octobre 2026 avec une organisation de démonstration isolée. Les commandes varient selon le rôle, le forfait, l'état du dossier et les fournisseurs configurés. Les explications pratiques et les noms des commandes ci-dessous suivent l'interface anglaise vérifiée.

My account (/account)

This page shows the signed-in identity, current organization, base role, plan and derived workspace permissions.

Check this view first when an expected button is missing. The displayed base role is only one part of access: an assigned custom role, workspace restriction, plan limit, or record state can also remove an action. Confirm the active organization in the sidebar before asking an administrator to change access.

A custom role or workspace restriction can narrow the base role shown here.

Commandes et options

• Confirm the email and organization before working in a shared browser.
• View team directory opens user profiles; Admin dashboard appears only for managing roles.
• Client dashboard returns to the portfolio overview.
• Use the organization switcher in navigation when your account belongs to more than one organization.

Users and access (/users)

The directory lists members and summarizes what owner, admin, editor and viewer roles can do.

Use the directory to check who belongs to the current organization and which base role they hold. Open a member profile when a task assignment or permission seems inconsistent. Invitations and role changes are managed in Team settings, where seat limits and effective restrictions are visible.

The current plan can cap the number of seats.

Commandes et options

• Open a member to inspect profile and permissions.
• Invite user goes to Team settings where seats and roles are managed.
• Use the role guide when deciding who should edit records or administer access.

User profile (/users/[id])

A member profile displays identity, organization role and the capabilities derived from it.

Read the member's displayed capabilities before assigning work that needs edit or administrative rights. If access is insufficient, an authorized administrator can adjust the base role or restrictions through Team settings. Return to the directory to compare members without assuming two people with the same base role have identical workspace access.

An additional custom role or workspace assignment can further restrict access.

Commandes et options

• Read What this role can do before assigning work.
• Manage role opens Team settings for an authorized administrator.
• Back to users returns to the directory.

Workspaces (/workspaces)

Workspaces organize product records and can limit a member's view to selected parts of the organization.

Create a workspace to group product records within the same organization and then assign the relevant members from Team settings. A workspace label can help distinguish brands or teams, but it is not another tenant. Check affected members and records before renaming or deleting a workspace so access does not become confusing.

A workspace is an organizational boundary inside one tenant, not a separate organization.

Commandes et options

• Create workspace with a name and optional brand label.
• Select an existing workspace to edit its name or brand; Save workspace records the change.
• Delete removes an eligible workspace only after confirmation.
• Assign a member to workspaces from Team settings; check the effective access shown there.

Team and organization (/settings/team)

Team settings combines the organization profile, white-label public passport appearance, invitations and membership access.

Keep the organization profile and public passport branding separate from membership decisions. Review the sitemap checkbox carefully because it makes the published catalogue enumerable; then save profile changes and inspect the public presentation. For access, invite an email with a base role, confirm a free seat, and apply custom role or workspace restrictions on the member row.

The sole owner is protected from removal or unsafe demotion.

Commandes et options

• Update name, notification email, display name, tagline, HTTPS logo, colors, support URL and default language; Save profile applies them.
• The public sitemap checkbox makes published passports enumerable by search engines; review that choice before enabling it.
• Invite a teammate by email and base role, then Send invitation; the plan must have a free seat.
• Use each member row to change role, apply a custom role or workspace restriction, or Remove access where policy permits.

Custom roles (/settings/roles)

Custom roles narrow a member's base role by area, using none, view, or view and change.

Design a custom role by starting from the member's base role and narrowing each area to none, view, or view and change. Test the intended access against actual workflows before assigning it in Team settings. When revising or deleting a role, check existing assignees so a change does not unexpectedly remove their access.

A custom role never grants permissions beyond the member's base role.

Commandes et options

• Name and describe a role, then set access for products, evidence, suppliers, analyses, dashboard, regulations, integrations and administration.
• Save role creates the restriction; assign it to a member on Team settings.
• Edit or remove a role only after checking who uses it; an in-use role cannot be deleted.

Operational digests (/settings/notifications)

Digest settings control email summaries of due evidence, supplier requests and lease handovers.

Choose digest frequency, recipient list, and expiry horizon to match who acts on upcoming evidence and supplier work. Preview the current digest before enabling delivery so irrelevant categories or missing recipients are caught. Send now is an actual delivery attempt; inspect status afterward instead of assuming the message reached every recipient.

Previewing does not send a message.

Commandes et options

• Choose Off, daily or weekly frequency and extra recipients.
• Set the document expiry horizon and include the operational categories your team needs.
• Save settings stores the schedule; Preview digest lets you inspect the current content.
• Send now issues an on-demand digest when delivery is configured; inspect Delivery status for the result.